Оформление отпуска: составление документов, образец

Приказ на отпуск. Бланк и образец заполнения по форме Т-6

Отпуск работника необходимо оформлять в полном соответствии с принятыми стандартами, нормами. Важно заполнить соответствующую форму для официального предоставления отпуска. Ключевая официальная бумага, фиксирующая предоставление отпуска – специальная утверждённая и унифицированная форма Т-6. Данный приказ издаётся руководителем.
На местах распоряжениями занимаются уполномоченные должностные лица, например, начальник кадровой службы.

Отличительные черты документа

Обратим внимание на стандарты, в соответствии с которыми оформляются приказы на отпуск сотрудников. По имеющемуся образцу следует оформлять все соответствующие документы. Сотрудник кадрового отдела, любое другое уполномоченное лицо заполняет форму приказа. Затем бланк обязательно передают на утверждение. Чтобы документ был действительным, его заверяют подписью руководителя организации, подразделения.

Важно! Когда приказ уже утверждён, сотрудник тоже ставит свою подпись. Следует также внести информацию об отпуске в личную карточку сотрудника. Данные вписывают на основе приказа. Также в срок не позже трёх дней до первого дня отпуска нужно сделать выплаты, если они предусматриваются.

Есть и перечень бумаг, прилагаемых к приказу. Оформляются следующие официальные бумаги:

  • записка-расчёт;
  • график отпусков;
  • заявление самого работника, где он пишет о своём желании получить отпуск.

Запомните! Работник обязан оповестить о необходимости отпуска заблаговременно. Определён и конкретный срок: информация предоставляется сотрудником минимум за 15 дней до первого дня предполагаемого отпуска. Учитываются календарные дни.

Существуют ещё ряд документов, которые могут прилагаться к приказу по форме Т-6.

  • Свидетельство о рождении ребёнка.
  • Справка-вызов из учебного учреждения.
  • Справка о стаже работы.
  • Листок нетрудоспособности.
  • Справка о смерти близкого родственника. Она нужна, если отдых предоставляется для организации похорон.

Как правильно составить приказ

Сейчас мы подробно рассмотрим, как грамотно составить приказ. В первую очередь указывается дата составления, нужно записать номер данного официального документа, внести наименование организации, подразделения.

Начинают приказы с формулировки «предоставить отпуск». Обозначается, кто именно отправляется отдыхать. В дательном падеже пишут фамилию, имя, отчество работника. Например: Вахрушевой Марии Николаевне. Затем в соответствующих полях записывают название подразделения, должность, которую занимает сотрудник. Указывают его специальность, профессию. Если использовать в качестве образца личную карточку работающего гражданина, все сведения будут максимально точными.

Потом нужно уделить внимание строчке, где обозначается конкретный рабочий период. Заполнять строки А, Б, В следует в соответствии с тем, какого именно типа планируется отпуск. У нас действует ТК РФ. По нему любой работник имеет возможность каждый год отдыхать, получая при этом денежную компенсацию, 28 календарных дней. Вопрос решается руководителем индивидуально, если сотрудник не успел отработать 12 месяцев. Например, зачастую начальники готовы дать своим подчинённым оплачиваемый отдых, если они работали хотя бы 6 месяцев. Тогда это необходимо указать под литерой Б. У нас в примере — самый распространённый вариант — ежегодный основной оплачиваемый отпуск (литера А).

Потом остаётся подписать документ. Заверяют подписями приказ не только руководитель, но и сам сотрудник. Документ отправляется в бухгалтерию, отдел кадров, поэтому его надо оформить в двух экземплярах.

Оформление отпуска, когда заработная плата не сохраняется

Очень важно оформить такой приказ грамотно, поскольку это играет большую роль не только для отчётности, но и для бухгалтерии. Необходимо подтвердить, что сотрудник по собственной инициативе уходит на отдых, согласен на отпуск за свой счёт. В таком случае средний заработок не выплачивается, то есть организации не нужно компенсировать простой.

Стоит отметить, что организации желательно заранее обезопасить себя от вероятных притязаний работников. Важно иметь достойное подтверждение того, что сотрудник по своей воле попросил именно неоплачиваемый отдых. Специалисты советуют подумать о форме заявления работника. В некоторых компаниях практикуется заполнение заявлений на неоплачиваемый отпуск на бланках, уже разработанных, распечатанных. А сотруднику остаётся только подписать готовый документ. Это не очень хорошее решение. Иногда в дальнейшем с такими заявлениями возникают проблемы, а сотрудники подают иски на компенсацию простоя и морального вреда, ссылаясь на недействительность заявления. Подпись легко подделать, а проверить и подтвердить её подлинность сложнее.

Что же делать руководству? Оптимальный вариант – просить сотрудников писать заявление на неоплачиваемый отпуск собственноручно. Такой документ уже является более надёжным подтверждением, поскольку экспертиза точно определит по довольно большому рукописному тексту его автора.

Обратите внимание, что отпуск за свой счёт может предоставляться просто по желанию, а также по каким-либо уважительным причинам. Когда оформляется приказ, в нём обязательно записывается в графе Б: отдых предоставлен, но выплаты, сохранение зарплаты при этом не предусматриваются.

Приказ на отпуск по беременности, родам

Запомните, что здесь тоже крайне важно грамотно оформить приказ. Беременная работница не только получает возможность отдохнуть в соответствии с ним, но и имеет право на денежную компенсацию. Такое право регулируется трудовым кодексом РФ.

Сам факт беременности, предстоящего рождения ребёнка ещё не является основанием для отдыха, ведь всё необходимо подтвердить официально, зарегистрировать соответствующее заявление, выпустить приказ.

Составляют приказ на отпуск беременной женщины по форме Т-6 на основании набора бумаг. Будущая мама должна предъявить в первую очередь заявление, в котором просит дать ей декретный отпуск, начислить денежные выплаты. Также необходим официальный документ, где указывается планируемая дата появления ребёнка.

Женщина получает возможность отправиться отдыхать за 70 календарных дней до предполагаемой даты рождения ребёнка.

Читайте также:
Правила составления заявления на отпуск сотрудником

Нужна соответствующая справка из лечебного учреждения – женской консультации, а также листок нетрудоспособности. Такие документы любая будущая мама получит без проблем в том учреждении, где ведут её беременность.

Рассмотрим несколько важных моментов. Уделите внимание названию отпуска. Принято называть его декретным, но нужно использовать официальное наименование, которое даётся в ТК: отпуск по беременности и родам.
Такая формулировка вписывается в строку Б.

Затем нужно указать длительность отпуска. Когда женщина беременна двумя и более детьми, возникают осложнения, он составляет 192 дня. При этом чаще всего используется стандартный период декретного отпуска – 140 дней. Обязательно указывают начальную, конечную дату отпуска.

Зачастую женщины решают использовать и тот период ежегодного отпуска, который у них остался. Можно оба отпуска оформить в одном документе Т-6. В графе А пишут про основной отпуск, а затем уже вносят в строку Б данные про декретный, после чего в строчке В суммируют сведения о двух периодах отдыха.

Отпуск по уходу за ребёнком в форме Т-6

Молодая мама имеет возможность отдохнуть от работы, чтобы ухаживать за ребёнком. Отпуск будет оплачиваться, пока малышу не исполнится полтора года. До трёх лет остается право воспользоваться отпуском за свой счёт. Оплате не подлежат полтора года.

Заполняется пункт Б. Отражается последний, первый день отдыха, общий период указывается в календарных днях.

Важно проследить, чтобы были предоставлены подтверждающие бумаги.

Обязательно подаётся свидетельство о рождении ребёнка. Нужен документ с места, где трудится супруг, что он не получил соответствующий отпуск по уходу за ребёнком.

Когда оба родителя не отдыхают, отпуск может оформить бабушка или дедушка. В таком случае обязательно предоставляются документы от обоих родителей с их мест работы, чтобы зафиксировать, что они не использовали свои возможности отдыхать и ухаживать за ребёнком.

Также сотрудники оформляют отпуска с последующим увольнением по собственному желанию. Работодатель вправе выдать денежную компенсацию отпуска, но сам отпуск не оформлять.

Какими документами оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск

  • Отпуск: какие документы оформляются в первую очередь
  • Документы по оформлению отпуска: уведомление
  • Какие документы нужны непосредственно для оформления отпуска
  • Какие еще документы используются при оформлении отпуска
  • Итоги

Отпуск: какие документы оформляются в первую очередь

Документы для предоставления отпуска начинают формироваться задолго до того, как работники отправятся отдыхать. Первым и очень важным документом из нашего пакета является график отпусков. Составляют его в конце года. Утвердить график на следующий рабочий год работодатель должен не позднее чем за 2 недели до окончания декабря. При установлении очередности отпусков работодателю рекомендуется учитывать пожелания работников. В то же время график должен быть составлен так, чтобы отпуска не сказывались негативно на деятельности фирмы.

Подробнее о том, в каком порядке предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска, читайте в этой статье.

Составляют график по унифицированной форме Т-7 или по форме, принятой в организации. Для утверждения графика может издаваться приказ, образец которого вы найдете здесь. Если в течение года случаются события, не вписывающиеся в установленную очередность отпусков, в график могут вноситься изменения.

Какие документы оформить на отпуск по уходу за ребенком до трех лет внешнему совместителю, узнайте в готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Документы по оформлению отпуска: уведомление

Если работник идет в отпуск по графику, за две недели до его начала работодатель должен уведомить работника об этом. Как именно это делать, нигде не прописано. На практике используются несколько способов уведомления (см. письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1):

  • Работнику направляется отдельный документ — извещение или уведомление. Составляют его в свободной форме с указанием даты начала и количества дней отпуска. Как правило, делают два экземпляра уведомления, один из них с подписью работника хранится у работодателя. Формулировка может быть следующей:

«На основании статьи 123 ТК РФ информируем Вас о времени отпуска с 12.07.2021 по 25.07.2021. Согласно графику отпусков от 16.12.2020 № 1 Вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск сроком на 14 календарных дней».

  • Работодатель ведет специальную ведомость или журнал, где работники ставят свою подпись и дату уведомления об отпуске.
  • Графой об уведомлении дополняется непосредственно график отпусков. Когда приходит время, работники расписываются в этой графе с указанием даты их уведомления.
  • Уведомление включают непосредственно в приказ об отпуске. В этом случае приказ должен быть издан не позднее чем за две недели до начала отпуска. В нем работник и распишется о том, что извещен о предстоящем отдыхе.

Что будет, если не уведомить работника о начале отпуска? Работник может перенести свой отпуск, а работодатель — заработать штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Уведомление не требуется, если работник идет в отпуск вне графика на основании заявления.

Подробнее об этом читайте:

Какие документы нужны непосредственно для оформления отпуска

Для того чтобы отправить работника отдыхать и выплатить ему отпускные, оформляют приказ и записку-расчет о предоставлении отпуска. У этих документов есть унифицированные формы (но можно использовать свои):

  • Для приказа это форма Т-6. Образец и комментарии по заполнению вы найдете здесь.
  • Для записки-расчета — форма Т-60. Об этом документе читайте тут.
Читайте также:
Заявление на отгул в счет отпуска: рекомендации, образец

Период очередного отпуска нужно отметить в табеле учета рабочего времени. Для этого используются буквенный код «ОТ» или цифровой «09». Также отметку об отпуске нужно сделать в личной карточке сотрудника.

Какие еще документы используются при оформлении отпуска

Указанный выше алгоритм документирования отпусков используется в общих случаях. Но могут быть и частности. Например, работник может захотеть перенести отпуск и пойти отдыхать не по графику. В этом случае он должен написать заявление о переносе, а вы, если вы не против, издать соответствующий приказ.

Перенос отпуска фиксируется в графике отпусков (в форме Т-7 это графы 8 и 9), а также в личной карточке.

Аналогичным образом оформляется перенос отпуска из-за больничного. Если отпуск не переносится, а продлевается на дни болезни, сделать это можно на основании больничного, оформлять приказ о продлении отпуска не обязательно.

В особом порядке оформляется и отзыв работника из отпуска. Данная процедура подробно описана в этой публикации.

Какие документы оформить при предоставлении отпуска с последующим увольнением, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите к готовому решению.

Итоги

Стандартная схема документооборота по отпускам такова:

  • в конце года — график, чтобы наметить время отдыха;
  • за две недели до отпуска — уведомление, чтобы исполнить график;
  • за три дня — приказ и записка расчет, чтобы выплатить отпускные;
  • во время отпуска и до его окончания — табель и личная карточка, чтобы зафиксировать факт использования отпуска.

Порядок предоставления отпуска

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Несмотря на то что оформлением ежегодных оплачиваемых отпусков организации занимаются постоянно, проверки ГИТ редко остаются без претензий. Предлагаем пошаговый алгоритм, который поможет без ошибок подготовить документы

Три общих правила

Эти правила определены гл. 19 ТК РФ. О них часто забывают, между тем при проверке это может стать поводом для взыскания.

Правило 1. Работодатель обязан предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск ежегодно (ст. 122 ТК РФ)

В нарушение этого правила руководители зачастую идут на поводу у сотрудников и предоставляют отпуск, только когда человек сам попросит. Если хотите соблюдать трудовое законодательство, варианта «работник не хочет идти в отпуск, переносит на следующий год» просто не должно быть.

Правило 2. Отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставлять оплачиваемый отпуск в удобное для них время

К таким категориям относятся несовершеннолетние работники, почетные доноры России, родители трех и более детей в возрасте до 18 лет и пр. Когда будете составлять график отпусков на следующий год, возьмите с них заявление с пожеланием удобного времени отдыха. Но будьте готовы, что даже при наличии заявления сотрудник в любой момент может передумать и попросить отпуск в другое время.

Вопрос. Сотрудник — ветеран боевых действий попросил дать ему ежегодный отпуск с завтрашнего дня. Можно ли отказать со ссылкой на невозможность выплатить отпускные за три дня до начала?

Ответ. Работодатель обязан удовлетворить просьбу работника, так как законодатели не предусмотрели никаких исключений в порядке предоставления отпуска такой категории работников. Это подтверждает судебная практика (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.02.2012 № 33-1972/2012, Апелляционное определение Московского городского суда от 14.05.2015 по делу № 33-8626).

Правило 3. Право на отпуск за первый год возникает после шести месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ). По этой причине не включайте в график на текущий календарный год сотрудников, которые только поступили на работу. Чтобы отпустить новичка в отпуск после шести месяцев работы, вам потребуется только взять с него заявление. Впрочем, по договоренности с работодателем сотрудник может отдохнуть и раньше.

Алгоритм предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска по графику отпусков

Составить и утвердить график отпусков

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяет ежегодный график отпусков. Работодатель утверждает документ с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если профсоюза нет — единолично. График нужно утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года. Вы можете использовать унифицированную форму Т-7 или разработать свою.

  • Предупреждаем риски. Если в графе 5 «Количество календарных дней» указана лишь часть от положенного отпуска, возьмите с работника письменное согласие как доказательство достигнутого соглашения сторон (ст. 125 ТК РФ). Оптимальным вариантом будет заявление с просьбой в следующем календарном году разделить оплачиваемый отпуск на части с указанием продолжительности каждой.

Заявление должно быть оформлено до даты утверждения графика отпусков. Это важно, потому что понятия «ознакомлен» и «согласен» влекут за собой разные правовые последствия. График отпусков — это локальный акт, который работодатель утверждает в одностороннем порядке. Недостаточно просто ознакомить с ним сотрудника, важно заручиться его согласием до утверждения графика.

Заявление от работника о предоставлении части ежегодного отпуска и дальнейшее ее предоставление работодателем рассматривается судьями как доказательство соглашения между работником и работодателем (Решение Пермского краевого суда от 19.04.2017 по делу № 7-674-2017(21-421/2017).

Чек-лист. На что обращают внимание инспекторы ГИТ при проверке графика отпусков:

Дата утверждения графика отпусков Не позднее чем за две недели до начала календарного года ч. 1 ст. 123 ТК РФ
Оплачиваемый отпуск на основании графика Планируется и используется фактически полностью ст. 123, 124 ТК РФ
Планируется и (или) используется частями на основании достигнутого соглашения сторон, одна из частей — не менее 14 календарных дней ст. 125 ТК РФ
Ознакомление с графиком отпусков С графиком отпусков работник ознакомлен под роспись Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1
Читайте также:
Формула расчета и недостатки отпуска в январе

Ознакомить сотрудников с графиком отпусков под роспись

С одной стороны, в ТК РФ нет нормы, обязывающей работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись. С другой, специалисты Роструда в Письме от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1 квалифицировали график отпусков как локальный нормативный акт и потребовали выполнения нормы ст. 22 ТК РФ. Актуальная инспекционная и судебная практика подтверждают такой подход: Постановление Верховного Суда РФ от 01.11.2018 № 3-АД18-7, Постановление Калининградского областного суда от 22.04.2016 № 4А-170/2016, Решение Белгородского областного суда от 29.08.2016 по делу № 7(2)-382/2016.

Как можно ознакомить с графиком отпусков:

  1. Дополнить унифицированную форму Т-7 графой 11, в которой после утверждения графика сотрудники будут ставить свои подписи.
  2. Разработать отдельный лист ознакомления к графику отпусков.

Известить сотрудника о времени начала отпуска

Форма извещения трудовым законодательством не уточнена, но определены два условия (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Сотруднику нужно сообщить о начале отпуска:

  • не позднее чем за две недели;
  • под роспись.

При этом форма документа может быть любая:

  • извещения в двух экземплярах: один — работнику, второй с отметкой и подписью работника о получении экземпляра — работодателю;
  • служебная записка;
  • собственная форма графика отпусков с графой 11 «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись» и пр.

Последний вариант позволяет убить двух зайцев: известить о начале отпуска и подтвердить, что работник ознакомлен с графиком.

Главное, при выборе способов извещения понимать, что если вы не выполните два основных условия, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

  • Предупреждаем риски. Если отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, работник не пишет заявление на отпуск. Это обязанность работодателя известить его. Заявления на отпуск появляются, когда есть отклонения от графика, например, работник хочет отгулять лишь часть отпуска или возникли законные обстоятельства для его переноса.

Издать приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника под роспись

В настоящее время нет ни одного нормативного правового акта, обязывающего работодателей издавать приказ на отпуск. Но на практике большая часть компаний его оформляют. К этому привыкли и проверяющие из ГИТ. Известны случаи, когда работодателей привлекали к ответственности за отсутствие приказа на отпуск или за неознакомление с ним работника. Нельзя сказать, что такая практика правомерна, но она существует (Решение Московского городского суда от 08.02.2019 по делу № 7-648/2019, Решение Верховного Суда РФ от 01.03.2017 № 84-АД17-1).

Поэтому если вы решили оптимизировать кадровое делопроизводство и исключить приказ о предоставлении отпуска из документооборота, учитывайте и такой вариант развития событий.

Для оформления и учета отпусков есть унифицированные формы № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» и № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» ( Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1), но вы можете разработать свою форму.

Основанием для приказа является сам график отпусков. В приказе укажите номер и дату, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, рабочий год, за который предоставляется отпуск.

Рабочий год исчисляется с даты приема на работу, но всегда проверяйте себя: могут быть периоды, которые сдвинут окончание рабочего года.

Вопрос. Если работник принят на работу 1 июня 2020 года, в декабре 2020-го он находился 20 дней в отпуске без содержания, как определить рабочий год для исчисления ежегодного оплачиваемого отпуска?

Ответ. Если работнику предоставлялось 20 дней отпуска без сохранения заработной платы в декабре, то окончание первого рабочего года сдвинется на 6 дней: из 20 дней отпуска без сохранения в рабочий год включаются 14 дней, а окончание отпуска сдвигается на 6 календарных дней (ч. 1 ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). Таким образом, первый год закончится не 31 мая, а 6 июня 2021 года. Соответственно, второй рабочий год начнется с 7 июня 2021 года и закончится 6 июня 2022 года.

Срок издания приказа на отпуск законодательством не установлен. Учитывайте время, необходимое для подписания, передачи в бухгалтерию и пр.

Оформить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику

Записка-расчет — необязательный документ, но зачастую она необходима для расчета причитающихся работнику отпускных. Решая вопрос, надо или нет составлять ее, ориентируйтесь на внутренние правила своего работодателя.

Вы можете использовать унифицированную форму
№ Т-60 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или разработать свою. Важно оформить записку-расчет заранее, чтобы бухгалтерия успела выплатить отпускные работнику в срок — не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Работники кадровых служб заполняют только первый лист записки-расчета, вносят номер и дату составления записки-расчета, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, и период работы, за который предоставляется отпуск. Второй лист содержит расчет оплаты отпуска, начислений и удержаний, а также общей суммы к выплате и заполняется бухгалтерией.

Читайте также:
Виды отпусков: ежегодные, удлиненные, отгулы

Записка-расчет — это внутренний документ, который необходим только для взаимодействия кадровой службы и бухгалтерии. Ее не нужно выдавать работнику, поэтому оформлять можно только в электронном виде.

Выплатить работнику отпускные

В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Речь идет именно о календарных днях. Если отпуск начинается в понедельник, последний день для выплаты отпускных — четверг (Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, Письмо Минтруда России от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).

Внести сведения об отпуске в личную карточку работника

После 1 сентября 2021 года вопрос, вести или нет личные карточки Т-2 для кадрового учета, работодатель может решить самостоятельно. Единственный нормативный правовой акт, обязывающий вести личные карточки на бумажном носителе, — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 — с 1 сентября утрачивает силу в связи с Постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250.

Обратите внимание: личная карточка — это единственный документ в кадровом делопроизводстве для учета сведений о предоставляемых отпусках.

Если вы продолжаете их заполнять, то в разделе VIII указывайте вид отпуска — «ежегодный основной оплачиваемый», период работы, за который он предоставляется, количество календарных дней, даты начала и окончания, а также основание — реквизиты приказа об отпуске. С записью в личной карточке знакомить сотрудника не нужно.

Работодатели должны продолжать вести личные карточки Т-2 для целей воинского учета. Минобороны пока не утвердил новую форму.

Внести сведения об отпуске в табель учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет фактически отработанного сотрудниками времени (ст. 91 ТК РФ). Если для этого вы используете унифицированные формы № Т-12 или № Т-13, дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника отметьте буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».

Внести в график отпусков данные о фактически использованных днях отпуска

Если вы используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, дату фактического начала отпуска ставьте в графе 7. Не надо ждать окончания года, заполняйте в режиме реального времени.

Если фактическая дата отличается от планируемой, обязательно в графе 8 укажите документ, на основании которого отпуск переносится, а в графе 9 — дату переноса отпуска.

Даты могут отличаться только по причинам, названным в ст. 124 ТК РФ, и в случае, когда работник просит предоставить часть отпуска (ст. 125 ТК РФ).

Вместо заключения

Предоставление отпуска требует от кадрового сотрудника знания трудового законодательства и соблюдения определенной последовательности действий.

Главное правило: нельзя нарушать обязательные требования, предусмотренные законодательством. Серьезными нарушениями будет отказаться от графика отпусков или утверждать его позже чем за две недели до начала календарного года, не извещать сотрудников о начале отпуска или не предоставлять отпуск в полном размере. В этих случаях работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Подробная инструкция поможет оформлять ежегодные отпуска без ошибок, а приведенный ниже чек-лист — проверить себя.

Порядок предоставления основного оплачиваемого отпуска согласно графику

Работник извещен о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала ч. 3 ст. 123 ТК РФ
Издан приказ о предоставлении отпуска, с которым работник ознакомлен под роспись сложившаяся практика
Работнику выплачены отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска ч. 9 ст. 136 ТК РФ
Заполнена графа 7 «Дата фактическая» графика отпусков, она совпадает с графой 6 «Дата запланированная» ч. 2 ст. 123, ч. 2 ст. 124 ТК РФ
Заполнен раздел VIII «Отпуска» личной карточки Т-2 с 01.09.2021 г. необязательно
За дни нахождения в отпуске в табеле проставляется соответствующий код ст. 91 ТК РФ

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

График отпусков 55 КБ

Заявление на деление отпуска на части 658.6 КБ

Т-7 График отпусков: образец заполнения

В соответствии с требованиями статьи 123 Трудового кодекса, каждый работодатель должен ежегодно составлять график отпусков. Документ включает сведения об отпускных периодах всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. График обязателен для исполнения и работником, и работодателем. Именно в соответствии с ним сотрудники уходят в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Документ должен быть готов не менее чем за 2 недели до конца предыдущего года.

Значение документа

График помогает решить сразу несколько задач:

  1. Распланировать отпускные периоды на следующий год, чтобы не произошло никаких накладок. Например, чтобы все специалисты, выполняющие одинаковые функции, не ушли в отпуск в одно время.
  2. Заранее позаботиться о подмене работника на период отпуска или передать его функции коллегам.
  3. Исполнить требования трудового законодательства: вовремя оповестить работника о предстоящем отпуске и выплатить отпускные.
  4. Держать под контролем вопрос соблюдения сроков отпусков, а также количество неиспользованных дней.

Унифицированная форма Т-7: обязательно ли ее применять?

Для графика отпусков разработана унифицированная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1. Вместе с тем работодатели не обязаны использовать ее в неизменном виде. На основании постановления Государственного комитета РФ по статистике от 24.03.1999 № 20, форму можно доработать. Также можно разработать собственный шаблон, утвердить его и применять в качестве графика отпусков.

На практике работодатели чаще всего используют унифицированную форму, хотя нередко таблицу дополняют необходимыми графами.

Бланк формы Т-7

На следующем изображении представлено, как выглядит унифицированная форма графика отпусков (Т-7):

Читайте также:
Расчет общей суммы отпускных пособий

График отпусков: пошаговая инструкция

Далее рассмотрим по шагам процесс формирования график отпусков по форме Т-7.

Шаг 1. Заполнение формы Т-7

Форма состоит из заголовка и таблицы, в которой содержится основная информация. Как нужно ее заполнить, смотрите ниже. Активное поле выделено цветом.

В заголовке следует указать такие данные:

  1. Наименование организации или ФИОпредпринимателя. Название фирмы нужно указать полностью так, как оно прописано в учредительных документах. Если название в уставе написано заглавными буквами, также нужно написать и в графике.
  2. ОКПО. Восьмизначный код в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций. Взять его можно из информационного письма территориального подразделения Росстата.
  3. Номер документа, дата его составления и период действия графика — в нашем случае это 2019 год.

В преамбуле формы есть поля для указания реквизитов документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика отпусков, а также для его утверждения. Как их заполнять, покажем позже, когда процесс дойдет до утверждения документа.

В таблице унифицированной формы Т-7 есть 10 колонок:

  • Графа 1. Наименование структурного подразделения (отдела):
  • Графа 2. Должность (специальность) согласно штатному расписанию:
  • Графа 3. Фамилия, имя и отчество сотрудника:
  • Графа 4. Табельный номер работника (указан в личной карточке или в приказе о приеме на работу):
  • Графа 5. Количество календарных дней отпуска, которые положены сотруднику за отработанное время. В него входят также дни отпуска за текущий год, которые работник не использовал:
  • Графа 6. Запланированная дата отпуска:

Остальные графы таблицы на данном этапе не заполняются. Они предназначены для отражения информации, которая появится позже — когда сотрудник уйдет в отпуск или если он будет перенесен.

Шаг 2. Согласование

Трудовое законодательство требует согласовать график отпуска только с профсоюзом — непосредственно с работниками его не согласовывают. Если профсоюз есть, то график согласовывается с ним в порядке, установленном в статье 372 ТК РФ.

Обратите внимание! Сотрудник может подать заявление, в котором просит учесть его желание по поводу периода отпуска. Однако работодатель не обязан его согласовывать.

Утвердить график отпусков можно и в том, случае, если профсоюз против. Однако за последним остается право обжаловать решение руководства в Трудовой инспекции или в суде.

Реквизиты документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика, указываются перед табличной частью формы Т-7:

Шаг 3. Подписание ответственным сотрудником

Итак, график составлен и согласован с профсоюзом. Теперь нужно закончить его оформление и подписать. Подпись ставит руководитель кадровой службы или иной специалист, ответственный за кадровый учет:

Шаг 4. Утверждение руководителем

После подписания график направляется на утверждение руководителю работодателя. Тут возможны два варианта:

  • визирование непосредственно в шапке документа;
  • создание приказа на утверждение.

В первом случае все просто: в преамбуле графика указывается должность руководителя компании, и он ставит свою подпись (с расшифровкой), а также дату утверждения:

Во втором случае формируется приказ об утверждении графика отпусков. Этот путь иногда выбирают, если требуется дать ответственным лицам дополнительные распоряжения, относящиеся к отпускам в целом и графику в частности. Например:

  • специалисту по кадрам — ознакомить сотрудников с графиком;
  • бухгалтеру — произвести расчет отпускных и создать резерв денежных средств на их своевременную выплату.

Приказ составляется в произвольной форме — пример можно увидеть ниже. При выборе этого варианта сам график будет являться приложением к приказу.

Приказ об утверждении отпуска — документ необязательный. Форма Т-7, утвержденная указанным выше способом, является самодостаточным документом.

Шаг 5. Ознакомление сотрудников

Закон требует ознакомить работников с информацией о грядущем отпуске не позже, чем за 2 недели до его начала. Но целесообразно сделать это также непосредственно после составления графика.

В стандартной форме Т-7 специальных колонок для ознакомления сотрудников не предусмотрено, однако работодатели могут их добавить. Изменение формы должно быть утверждено приказом или распоряжением руководства.

Целесообразно добавить две колонки — для даты ознакомления и подписи работника.

Есть и другие способы ознакомить сотрудников с графиком отпусков, например, можно сделать для этого в документе специальный лист.

Готовый график, утвержденный в установленном порядке, а также содержащий отметки об ознакомлении, выглядит так:

Исполнение и изменение графика

Выше упоминалось, что график отпусков обязателен для исполнения. А значит, работник должен пойти в отпуск в соответствии с графиком, а работодатель обязан его в это период отпустить.

Перед отпуском по графику

Многие кадровики привыкли брать с работников заявление об отпуске, однако большого смысла в этом нет. Сотрудник не обязан писать такое заявление, если он идет в отпуск по графику. А вот работодатель обязан уведомить работника об отпуске, и сделать это не позднее 14 дней до его наступления. Для этого будущему отпускнику направляется письменное уведомление, в котором он должен расписаться.

Перенос отпусков

График отпусков составляется заблаговременно, и нередко требуется его изменить. Трудовой кодекс этого не запрещает, нужно лишь верно это оформить. Изменение графика отпусков может потребоваться по разным причинам, например:

  • наняты новые работники, отпуск которых нужно включить в график (они имеют право на отпуск после 6 месяцев работы);
  • появилась производственная необходимость перенести отпуск, и работник не стал возражать;
  • сотрудник выразил желание перенести отпуск, и работодатель это согласовал;
  • потребовалось поменять период отпуска кого-либо из работников, имеющим право на него в удобное время.
Читайте также:
Компенсация за неиспользованный отпуск при сокращении

Сотрудник, чей отпуск нужно перенести или добавить в график, должен подать работодателю заявление на отпуск. Составляется оно в свободной форме и имеет примерно такой вид:

Руководитель при наличии возможности согласует перенос отпуска и делает об этом отметку на заявлении. Кроме того, создается приказ о внесении изменения в график отпусков. В нем должна содержаться информация, которую нужно изменить, а также новые данные об отпуске. Далее на основе этого приказа в документ вносятся правки. В нашем примере нужно отразить изменения в графах 7-10.

Если работник решил не брать отпуск в текущем году, он должен указать в заявлении, что этот период переносится на следующий год. При этом графа 7 таблицы не заполняется.

Нюансы составления графика

Далее рассмотрим отдельные моменты предоставления отпусков и составления графика, которые зачастую вызывают вопросы.

Отпуск внешнего совместителя

Статья 286 ТК РФ гласит, что ежегодный отпуск должен предоставляться внешнему совместителю одновременно с отпуском на его основной работе. Из этого можно сделать два вывода:

  • отпуск внешнему совместителю положен, а значит, его нужно включать в график;
  • планировать этот отпуск нужно на тот же период, когда он предоставляется работнику основным работодателем.

Возникает вопрос: как это осуществить? Очевидно, следует заранее узнать у совместителя, когда запланирован его отпуск по основному месту работы. Как вариант, можно попросить предоставить справку о запланированном отпуске на следующий год. Но делать этого совместитель не обязан, равно как и работодатель по совместительству не может на этом настаивать. Более того, работник может не знать, когда ему будет предоставлен отпуск на основном месте работы в следующем году, ведь там график может быть еще не готов.

Тем не менее включать отпуск внешнего совместителя в график необходимо. Однако весьма вероятно, что в документ придется вносить изменения.

Возможна и такая ситуация. Отпуск совместителя запланирован на один и тот же период у обоих работодателей, но гражданин подал заявление по основному месту работы о переносе этого срока, и его согласовали. В таком случае перенести отпускной период должен будет и работодатель по совместительству.

Продолжительность отпусков: стандартная и удлиненная

Стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ). Но некоторым категориям работников положен удлиненный основной отпуск. Право на него дается Трудовым кодексом и федеральными законами. Кому положен более длительный отпуск, показано в следующей таблице.

Таблица 1. Кто имеет право на отпуск большей продолжительности

доктора наук — 48 рабочих дней;

кандидаты наук — 36 рабочих дней

Некоторые работники также имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск, который представляется помимо основного (статья 116 ТК РФ). Какие периоды также нужно отражать в графике. Они полагаются работникам:

  • занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • имеющим особый характер работы;
  • работающим ненормированный день;
  • работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Нередко сотрудники предпочитают вместо дополнительного отпуска подучить компенсацию. Однако такие отпускные дни все равно нужно включать в график, а затем (если работник предпочтет деньги) отражать это в графике, как показано выше.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Работник не обязан уходить в отпуск на 28 дней подряд — его можно разделить на несколько частей. При этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней. В графике отпуска следует указывать все отпускные периоды каждого работника.

Кто может брать отпуск в удобное время?

Некоторые категории работников имеют право выбирать время отпуска. Согласования с работодателем это не требует. Подробности — в следующей таблице.

Таблица 2. Кто имеет право на отпуск в удобное время
Категория работников и обстоятельства Норма закона Чем подтвердить
Несовершеннолетние работники Ст. 267 ТК РФ Паспорт
Родитель (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет Ст. 262.1 ТК РФ Свидетельство о рождении ребенка
Беременные — до или после отпуска по беременности и родам

Сколько хранить график отпусков?

Документы хранятся в соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для разных документов установлены различные сроки. График отпусков хранится в течение 1 года после того, как он перестанет действовать.

Ответственность

Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.

Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.

Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:

  • при первичном нарушении — на 1-5 тыс. рублей;
  • при повторном — на 10-20 тыс. рублей.

Уведомлять работников о начале отпуска нужно всегда

Роструд требует, чтобы компании соблюдали статью 123 ТК РФ и всегда уведомляли работников о дате начала отпуска.

По этому вопросу позиция Роструда не меняется уже несколько лет. О требовании уведомлять работников о начале отпуска, чиновники писали в нескольких письмах за последние годы. Например, в старом письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 «О сроке оплаты отпуска…» и в новом от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1 «Об уведомлении о начале отпуска»

Каждый работник имеет право на оплачиваемый ежегодный отпуск согласно статьям 114 и 122 ТК РФ.

Право на отпуск за первый год работы появляется по истечении 6 месяцев непрерывной работы в компании. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев. Это разрешено статьей 122 ТК РФ.

Отпуск за второй и последующие годы работы предоставляется в любое время года в соответствии графиком отпусков.

График отпусков обязаны соблюдать и работодатель, и работник. После утверждения руководителем компании графика отпусков, с ним знакомят всех работников под роспись.

О начале отпуска работодатель обязан извещать работников за две недели в соответствии со статьей 123 ТК РФ.

Эта норма относится ко всем видам отпусков, а не только к ежегодному оплачиваемому.

Уведомлять об изменении периода отпуска нужно и тех работников, кто решил взять дополнительный отдых.

Уведомление о начале отпуска не имеет утверждённой формы

Уведомление о начале отпуска составляется произвольной форме.

В уведомлении указывают:

  • реквизиты организации (наименование, адрес, ОГРН, ИНН);
  • название, дата, номер документа;
  • должность и Ф. И. О. работника;
  • дата начала и окончания отпуска;
  • общее количество дней отпуска;
  • подпись руководителя;
  • должность и Ф. И. О. руководителя, подписавшего уведомление об отпуске.

Чтобы не обременять себя дополнительной работой, кадровики и бухгалтеры могут использовать приказ об отпуске (унифицированная форма № Т-6 или Т-6а). Только издать его нужно, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, за две недели до начала отпуска.

В приказе предусмотрены реквизиты для подписи сотрудника, то есть фактически все требования закона исполнены, работник оповещен в письменной форме.

Уведомление о начале отпуска считается правильно оформленным при наличии подписи сотрудника об ознакомлении, при наличии дат начала и окончания отдыха.

Как уведомить о начале отпуска

Компания может самостоятельно выбрать способ уведомления.

Подробнее о том, как выбрать оптимальный способ уведомления читайте в статье «Как уведомить работника о начале отпуска: последние разъяснения Роструда?»

Согласно статье 123 ТК РФ работника необходимо оповестить о началеотпуска. Компания может выбрать один из следующих способов:

  • вручить письменное уведомление об отпуске за две недели до его начала, факт вручения уведомления зафиксировать подписью сотрудника;
  • оповестить о дате начала отдыха устно, внести запись об этом в специальный журнал и получить подпись сотрудника, подтверждающую, что он своевременно оповещен работодателем;
  • внести в график отпусков дополнительные две графы: для подписи и для отметки, что работник извещен;
  • издавать приказ о начале отпуска за 2 недели до отпуска и получить подпись сотрудника на приказе.

Если отпуск переносится

Нередко у работника меняются планы, и он не может уйти в отпуск по графику. Планы могут изменится и у работодателя.

Законодательство требует соблюдать график отпуск и устанавливает определённые правила извещения работника о времени начала отпуска.

Если меняется период отпуска работника, об этом нужно его уведомить работника за 14 дней до начала отпуска.

На что влияет несоблюдение правила уведомления о начале отпуска

То, что компания не уведомила работника о начале отпуска выявляется при проверках трудовой инспекцией. Если ваша компания стоит в плане проверок трудовой инспекцией на год, вам нужно озадачится приведением в порядок кадровых документов, в том числе и по отпускам.

Если вы не составляете уведомления, у вас обязательно должны быть приказы по форма № Т-6 или Т-6а, изданные и подписанные за 14 дней до отпуска. Это дает вам право утверждать, что требования статьи 123 ТК РФ выполнены.

Если возникнет конфликт с работником, тот факт, что его не уведомили о начале отпуска он может использовать в свою пользу. Будь то в суде, будь то в жалобе в трудовую инспекцию.

Обратите внимание! Работник, которого не уведомили о дате начала отпуска, вправе перенести его на другой срок. И компания не может отказать.

За нарушение трудового законодательства, а точнее, за не уведомление работника о начале отпуска могут оштрафовать по п. 1. статьи 5.27 КоАП РФ:

  • индивидуального предпринимателя на сумме от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • руководителя компании на сумму от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • компанию на сумму от 30 000 рублей до 50 000 рублей

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

Автор: Анастасия Арькова Старший специалист по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

Автор: Анастасия Арькова
Старший специалист по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
  • о переводе на другую должность или в другое подразделение;
  • о замещении отсутствующего сотрудника;
  • о выплате вознаграждений;
  • о привлечении к работе сверхурочно;
  • о дисциплинарном взыскании;
  • о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

  • наименование документа;
  • номер;
  • дата;
  • название организации;
  • смысловая часть;
  • Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
  • основание;
  • отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
  • подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

  • приему на работу;
  • увольнениям;
  • отпускам;
  • командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

  • приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
  • те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
  • приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

График отпусков на 2021 год: как составить, заполнить, утвердить — скачайте бланк и образец

Каждый работодатель должен ежегодно утверждать график отпусков. За отсутствие или неверное оформление этого документа госинспекция труда может выписать внушительный штраф. Наша статья поможет без ошибок заполнить, утвердить и скорректировать график отпусков на 2021 год, а значит, избежать санкций.

  1. Как правильно составить график отпусков
  2. Что учесть при планировании отпусков
  3. Утверждение графика отпусков
  4. Как вносить изменения в график отпусков
  5. Особенности графика отпусков в 2021 году
  6. Срок хранения графика отпусков
  7. Ответственность за отсутствие графика отпусков
  8. Образец заполнения унифицированной формы Т-7
  9. Бланк графика отпусков

Как правильно составить график отпусков

Статья 123 ТК РФ обязывает всех работодателей каждый год издавать график отпусков. Этот документ должны соблюдать как работодатели, так и работники. При наличии профсоюза график отпусков до его утверждения необходимо согласовать с выборным органом объединения работников.

На практике график отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Допустимо разработать свой бланк, в том числе на основании формы № Т-7 (письмо Роструда от 09.01.13 № 2-ТЗ). Процедуру составления и утверждения графика необходимо завершить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Составляйте кадровые документы в веб‑сервисе по готовым шаблонам Составить бесплатно

Принятый график позволит кадровой службе заранее (не позднее, чем за две недели, ч. 3 ст. 123 ТК РФ) уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. А также следить за тем, чтобы отпуска не накапливались. Напомним, что непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Бухгалтерии график отпусков необходим для того, чтобы вовремя рассчитать и выплатить отпускнику сумму среднего заработка. Здесь срок составляет три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.20 № ПГ/20884-6-1, см. « Роструд сообщил, как исчислять срок для выплаты отпускных »).

Рассчитывайте зарплату и отпускные в веб‑сервисе Рассчитать

СОВЕТ

Утвержденный график отпусков нужно также передать главам структурных подразделений компании и линейным руководителям. Это поможет им заблаговременно спланировать работу и при необходимости найти замену уходящему в отпуск сотруднику либо перераспределить его функции.

Что учесть при планировании отпусков

Законодательство не требует издания приказа (распоряжения) о составлении графика отпусков. Однако на практике, особенно если речь идет о средних и крупных предприятиях, такой распорядительный документ оформляется. Объясняется это просто. Чтобы составить график, надо запросить информацию о планируемых датах отдыха у каждого сотрудника. Понятно, что собирать такие сведения проще децентрализовано, передав соответствующие функции линейным руководителям. Именно для этого издается приказ. В нем указываются лица, ответственные за сбор информации о предстоящих отпусках сотрудников, а также за подготовку сводного документа по форме № Т-7, его согласование с профсоюзом (если это требуется) и передачу на утверждение в отдел кадров и руководителю.

При планировании отпусков нужно учитывать следующее. В график необходимо включить в том числе и тех работников, у которых срок действия трудового договора истекает в следующем календарном году (письма Минтруда от 09.04.20 № 14-2/В-395 и от 27.03.20 № 14-2/В-321). Также в график вносятся отпуска декретниц, поскольку никаких исключений в этой части Трудовой кодекс не содержит.

А вот лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, при составлении графика можно не учитывать, если их отпуск по уходу приходится на весь следующий календарный год. Еще одна категория работников, сведения о которых допустимо не вносить в график, — совместители. По правилам статьи 286 ТК РФ, время их ежегодного отпуска на работе по совместительству совпадает с отдыхом по основной работе.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в график надо включить и сведения о дополнительных отпусках, на которые имеет право сотрудник. Кроме того, следует отразить отпуска, которые не были использованы в текущем и предшествующих годах. Причем, вносить сведения о прошлых отпускных периодах допустимо в произвольном порядке, а не в хронологическом (письмо Роструда от 01.03.07 № 473-6-0). Например, сначала можно предоставить неиспользованный отпуск (или его часть) за прошлый год, потом отпуск за текущий, а затем — отпуск (или его часть) за позапрошлый.

ВНИМАНИЕ

Отпуска без сохранения заработной платы в график не вносятся. Это следует из Указаний по применению и заполнению формы № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В них сказано, что данная форма применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков.

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Утверждение графика отпусков

Обычно данный документ подписывается руководителем организации. Однако не запрещено делегировать это полномочие любому другому работнику, в том числе заместителю директора или начальнику кадровой службы (ч. 6 ст. 20, ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Подробнее см. « Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов ».

На момент утверждения формы № Т-7 графы 1-6 должны быть заполнены. Равно как и сведения о согласовании графика с профсоюзом (при необходимости). Составленный, но еще не утвержденный документ подписывается руководителем кадровой службы, а при его отсутствии — лицом, ответственным за изготовление документа. Если руководитель организации сам заполняет график, эту строку из формы можно удалить.

Далее руководитель (или уполномоченное им лицо) проставляет свою подпись в графе «Утверждаю». Также указывается должность подписанта и дата. Здесь надо проследить, чтобы эта дата не оказалась ранее дня согласования графика с профсоюзом. Также важно, чтобы от этой даты до конца года оставалось не менее двух недель. То есть самая поздняя дата утверждения графика отпусков на 2021 год — 17 декабря 2020 года.

В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией документов. Сделать это может уже не руководитель компании, а сотрудник, отвечающий за делопроизводство.

ВНИМАНИЕ

Утвержденный график отпусков доводится до сведения работников. При этом законодательство не требует проставлять под графиком подпись каждого сотрудника (письмо Роструда от 01.08.12 № ПГ/5883-6-1). Однако в этом же письме указано, что график отпусков — это локальный нормативный акт. А на основании статьи 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под подпись с локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Поэтому во избежание претензий со стороны госинспекции труда лучше ознакомить каждого работника с выпиской из графика в части, касающейся его отпуска, либо с графиком целиком. Сделать это нужно до начала календарного года, в котором будет применяться этот документ.

Составляйте локальные акты по готовым шаблонам и ведите кадровый учет в специальном сервисе Попробовать бесплатно

Как вносить изменения в график отпусков

Любые отклонения реальных сроков отпусков от того, что было запланировано, должны оформляться приказами, вносящими изменения в график. В частности, это требуется при переносе отпуска с согласия работника. В такой ситуации изменения вносятся в графы 8 и 9 формы № Т-7 (ст. 124 ТК РФ). При этом дата переноса значения не имеет: корректировки необходимы и в случае предоставления отпуска раньше назначенного срока, и в том случае, если отдых отложен на более позднее время.

Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска (об ограничениях на отзыв см. « Минтруд сообщил, можно ли отозвать работника из неделимой 14‑дневной части отпуска »). Для этого обычно используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Там указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва. Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 указываются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.

ВАЖНО

Надо ли вносить изменения в график в связи с приемом новых работников в течение года? Порядок корректировки формы № Т-7 для этой ситуации не регламентирован. Мы рекомендуем составлять на таких сотрудников отдельную форму № Т-7 в качестве приложения к утвержденному ранее графику.

Особенности графика отпусков в 2021 году

При составлении графика на 2021 год нужно учесть постановление Правительства от 10.10.20 № 1648 «О переносе выходных дней в 2021 году». В нем установлено, что в 2021 году будут перенесены следующие выходные дни: с субботы 2 января на пятницу 5 ноября; с воскресенья 3 января на пятницу 31 декабря и с субботы 20 февраля на понедельник 22 февраля (см. « Правительство утвердило перенос выходных дней в 2021 году »).

При этом нужно помнить, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ, письмо Минтруда от 15.04.16 № 14-1/В-351). Перечень таких дней приведен в статье 112 ТК РФ. Согласно этому перечню, 2 и 3 января являются нерабочими праздничными днями. Поэтому если отпуск приходится на 2 или 3 января 2021 года, то эти дни в период отпуска не включаются, и отпускные за них не выплачиваются. А срок окончания отпуска автоматически переносится.

СПРАВКА

К нерабочим праздничным дням также относятся религиозные праздники, объявленные в субъекте Российской Федерации (п. 7 ст. 4 Федерального закона от 26.09.97 № 125-ФЗ; разд. 1 Рекомендаций Роструда, утв. Протоколом № 1 от 02.06.14; постановление Президиума Верховного суда РФ от 21.12.11 № 20-ПВ11).

Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

Срок хранения графика отпусков

ВНИМАНИЕ

Трехлетний период хранения применяется в том числе к графикам отпусков за 2019 и 2020 годы, а также к графикам за предыдущие годы, если по состоянию на 18.02.2020 они не были включены в перечень на уничтожение (или не были фактически уничтожены). Этот вывод следует из письма Росархива от 13.03.20 № Р/М-479.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Поскольку график отпусков — это обязательный кадровый документ, его отсутствие само по себе является нарушением трудового законодательства.

Ответственность за такое нарушение установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. В качестве наказания данная норма предусматривает штраф как для работодателей (организаций или ИП), так и для их должностных лиц. Размер штрафа составляет: для должностных лиц и работодателей-ИП — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: